通常书信格式主要包括五个部分：称谓、正文、结尾、署名和日期。
书信格式中的称谓即对收信人的称呼。称谓要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称谓和署名要对应，明确自己和收信人的关系。
（1）给前辈的信。若是近亲，只写称谓，不写名字，如“爸”“妈”等；若是亲戚，则称之为“姨妈”“姑妈”等。非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”“黄叔叔
”等。
（2）给平辈的信。若是夫妻关系或恋爱关系，可直接用对方名字；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”“同志”，如“瑞生”“小邹”等。
（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”“君平”等；或者姓名后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”“外甥”等。
（4）给师长的信。通常只写其姓或其名。
（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”；给机关团体的信，可直接写机关团体名称，如“XX公司”；致机关团体领导人的信，可直接用姓名加上称谓。
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